Informationsfilter

Information zu verarbeiten, kostet Zeit. Um unsere Zeit sinnvoll planen und strukturieren zu können, müssen wir gekonnt und konsequent Prioritäten setzen. Das heißt zum einen, sich auf die wesentlichen Aufgaben zu konzentrieren, zum anderen, die wichtigsten Informationen zur Erfüllung dieser Aufgabe zu filtern.
Wesentliche Aufgaben sind dabei all jene, die uns unseren eigenen Zielen näher bringen. Diese Ziele können beruflicher oder privater Natur sein und materiellen oder ideellen Motiven folgen. Wichtig ist, dass diese Ziele machbar, messbar und motivierend formuliert sind. Sie sollten also weder vage, noch zu hoch gesteckt, weder eine Über- noch Unterforderung darstellen.
Um Informationen zu filtern, kann man sich einige Methoden des Zeit­managements zu Nutze machen.

ABC-Analyse
In der ABC-Analyse [1], die auch die Microsoft Software „Scope“ verwendet, werden Aufgaben und dazugehörige Informationen in die Kategorien „sehr wichtig“, „wichtig“ und „unwichtig“ unterteilt. Im Zentrum stehen Aufgaben bzw. Informationen mit „hoher“ Priorität, in der Mitte solche mit „normaler“ Priorität und am Rand diejenigen mit „niedriger“ Priorität. Dieses Ordnungsprinzip entspricht unserem Gesichtsfeld: Die wichtigsten Geschehnisse spielen sich in unserem Fokus ab und erfordern unsere ungeteilte Aufmerksamkeit. Ereignisse am Rand unseres Gesichtsfelds spielen eine untergeordnete Rolle.


ABC-Analyse; Es sollte weniger Aufgaben mit „hoher Priorität“ als mit „normaler“ geben.

Prinzip nach Eisenhower
Komplexer ist das sogenannte Prinzip nach Eisenhower [2], das nach dem US-Präsident und Alliierten-General Dwight D. Eisenhower benannt ist. Es sieht vor, Aufgaben auf ihre Wichtigkeit und Dringlichkeit zu prüfen. Dieses Prinzip kann auch auf die Priorisierung von Informationen übertragen werden.
Wichtige Aufgaben bzw. Informationen sind all jene, die uns unseren eigenen Zielen näher bringen. Dringliche Aufgaben oder Information sind zeitkritisch, das heißt an einen Termin geknüpft.
Wichtige und dringende Aufgaben, sogenannte A-Aufgaben, sollten sofort und möglichst rationell erledigt werden. Es wird empfohlen, E-Mails der A-­Kategorie sofort, selbst zu beantworteten. Wichtige auf unsere strategischen Ziele ausgerichtete Aufgaben, die aber nicht dringlich sind, gehören zur B-Kategorie und werden gern aufgeschoben. Sie sollten zeitlich befristet und in störungsarmen Zeiten erledigt werden. E-Mails, die dieser Kategorie zu zuordnen sind, sollten sorgfältig abgelegt und in Ruhe beantwortet werden. ­
C-Aufgaben rauben uns die meiste Zeit. Sie kommen meist von außen und sind terminkritisch. Sie sollten möglichst minimiert und deligiert werden. E-Mails dieser Kategorie sollten en bloc abgearbeitet oder weitergeleitet werden.
Aufgaben der D-Kategorie sollten nicht erledigt werden und können bedenkenlos im Papierkorb entsorgt werden. Sollten sie doch wichtiger als eingeschätzt sein, wird jemand sicher daran erinnern. E-Mails dieser Kategorie können rigeros gelöscht werden.


Prinzip nach Eisenhower; Die Zeit, die häufig für C-Aufgaben aufgewendet wird, sollte in B-Aufgaben, die zumeist vernachlässigt werden, investiert werden.

Grundsätzlich sollte jede E-Mail oder jedes Schriftstück nur einmal in die Hand genommen und sofort entschieden werden, was damit passiert. Poststapel mit dem Label „Zu Erledigen“ sind zu vermeiden.

Mut zur Lücke: Pareto-Prinzip
Das sogenannte „Pareto-Prinzip“ oder auch die „80-zu-20-Regel“ ist nach dem Italiener Vilfredo Pareto (1848 –1923) benannt [3]. Es besagt, dass sich viele Aufgaben mit einem Mitteleinsatz von ca. 20 Prozent so erledigen lassen, dass 80 Prozent aller Probleme gelöst werden.
Der Mut zur Lücke lohnt sich: Schon 20 Prozent aller Informationsschriften enthalten 80 Prozent aller relevanten Informationen. Weiterhin führen schon 20 Prozent der Arbeitszeit zu 80 Prozent der Zielerreichung. Um die vollen Hundertprozent zu erreichen, müßte dagegen ein übermäßig großer Aufwand betrieben werden, der unwirtschaftlich wäre.

[1] nach Maeda, J. (2006)
[2] Fraunhofer Gesellschaft, (2002) und Seiwert, L. (2006)
[3] Pareto untersuchte die Verteilung des Volksvermögens in Italien und fand heraus, dass ca. 20 % der Familien ca. 80 % des Vermögens besitzen. Banken sollten sich also vornehmlich um diese 20 % der Menschen kümmern und ein Großteil ihrer Auftragslage wäre gesichert. In: Wikipedia – Die freie Enzyklopädie, 2.2.2008