Communication Cultural Change

Wie geschildert, kann der „Übeltäter“ – die Technologie selbst – in einzelnen Punkten verbessert werden. Kontrolle über unsere Informations- und Kommunikations­ströme müssen wir allerdings selbst erlangen und behalten. Das kann uns keine Software abnehmen, es sei denn, wir wollen uns vom Computer vorschreiben lassen, womit wir unsere Lebenszeit verbringen.
Sinnvoller und nachhaltiger ist ein kultureller Wandel im Umgang mit den modernen Kommunikationstechnologien. Jeder Einzelne muß verantwortungsvoller mit Information umgehen. Dabei sollte er das Motto „Vermeiden. Sortieren.Verwerten.“ [1] beherzigt werden. Wie beim Dualen Sys­tem steht an erster Stelle die Ursachenbekämpfung – die Vermeidung von Datenmüll. Im Anschluß daran sollte Information „getrennt“, also selektiert, sortiert und priorisiert werden. Erst danach kann die Information „verwertet“ und gegebenenfalls abgelegt werden.

Datenmüll vemeiden
Eine qualitative Studie hat im Auftrag der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin [2] einige Grundregeln zur Vermeidung von überflüssigen E-Mails aufgestellt.

1. Empfänger selektieren
Als Informationen noch kopiert und per Hauspost in einer Firma verteilt wurden, bekamen nur die Personen die Information, die sie auch wirklich brauchten. Statt eine Mail einfach per Klick an die ganze Firma zu verschicken, sollten auch im digitalen Zeitalter die Empfänger sorgfältig ausgewählt werden.

2. Von der Bringe- zur Holschuld
Anstatt Postfächer mit Informationen aus dem E-Mail-Verteiler zu verstopfen, sollten Informationen gut auffindbar an einem Ort abgelegt werden, zum Beispiel im Intranet oder auf internen Datenbanken. [3]

3. CC-Funktion nur in Ausnahmefällen
„Nur zur Info“- Mails (fyi) sind beliebt, führen aber zu überfüllten E-Mail-Eingängen. Häufig werden E-Mails an mehrere Empfänger von dem, der sie unbedingt lesen muß, ignoriert.
Mails werden häufig in Kopie verschickt, weil sich der Absender absichern möchte (Cover your ass) oder weil der Vorgesetzte die absolute Kontrolle behalten will. [4] Es sollte abgewogen werden, ob eine solche Rückversicherung notwendig ist oder ob der Sender, nicht selbst entscheidungsbefugt ist.

4. Eindeutige Betreffzeilen formulieren
Werden Betreffzeilen eindeutig formuliert, kann ihr Relevanzgrad vom Empfänger besser eingeschätzt werden. Die Mails sind außerdem leichter auf­findbar.

[1] Slogan für den ­Grünen Punkt
[2] Moser, K., Preising, K., Göritz, A. S., Paul, K. (2002)
[3] ebd.
[4] Moser, Preising, Göritz, Paul (2002) und Ramge, Th. (2007)